XRechnung erstellen als Freelancer: was ab 2025 gilt und wie es geht
Wer muss ab wann E-Rechnungen schicken, was XRechnung und ZUGFeRD unterscheidet, und wie du als Freelancer eine XRechnung erstellst, ohne XML anzufassen.
Kurz gesagt: Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit 2025. Ausstellen musst du sie spätestens ab 2028, ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind vom Ausstellen ausgenommen. Das ist eine Übersicht, keine Steuerberatung.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine PDF, die du per E-Mail schickst, ist danach keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Für Freelancer kommen in der Praxis zwei Formate in Frage:
- XRechnung: eine reine XML-Datei. Sie ist für Menschen nicht schön lesbar, dafür lesen Buchhaltungsprogramme sie direkt. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen meist dieses Format.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL): eine PDF/A-3, in der die strukturierten Daten als XML eingebettet sind. Dein Kunde öffnet sie wie jede PDF, seine Software liest die Daten. Unter Geschäftskunden ist das oft die bequemste Wahl.
Wer muss ab wann?
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt, reicht dafür aus.
- Bis Ende 2026: Du darfst Geschäftskunden weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schicken.
- 2027: Lag dein Vorjahresumsatz über 800.000 €, musst du an Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Darunter darfst du noch ein Jahr lang PDF schicken.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen stellen an andere Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen aus.
Ausnahmen
- Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie sie trotzdem können.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto dürfen weiter als PDF oder auf Papier gehen.
- Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden im Ausland fallen nicht unter die Pflicht.
- Öffentliche Auftraggeber des Bundes verlangen schon seit 2020 E-Rechnungen, meist als XRechnung mit Leitweg-ID. Viele Länder und Kommunen auch.
Die Leitweg-ID
Wenn du für eine Behörde arbeitest, bekommst du eine Leitweg-ID, etwa 04011000-1234512345-06. Sie sagt dem Rechnungseingang, wohin deine Rechnung gehört, und steht in der E-Rechnung im Feld „Käuferreferenz“ (BT-10). Die letzten zwei Ziffern sind eine Prüfziffer. Ein Tippfehler fällt also auf, bevor die Rechnung zurückkommt.
So erstellst du eine XRechnung in Weft
- Trage unter Settings → Business profile deine Adresse, deine USt-IdNr. oder Steuernummer und deine Bankverbindung ein. Für XRechnung brauchst du außerdem einen Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail.
- Öffne den Kunden, wähle den Reiter E-invoice und dort XRechnung (oder ZUGFeRD). Bei Behörden trägst du die Leitweg-ID ein; Weft prüft die Prüfziffern sofort.
- Erstelle die Rechnung wie gewohnt aus deinen erfassten Stunden. Vor dem Ausstellen prüft Weft die Pflichtangaben.
- Nach dem Ausstellen lädst du die XML-Datei herunter (bei XRechnung die rechtlich maßgebliche Rechnung) und dazu eine PDF-Ansicht für deine Unterlagen.
E-Rechnungen gibt es in Weft für Rechnungen in Euro. Die Funktion ist noch als Beta gekennzeichnet: Vor jedem Release prüfen wir unsere Testrechnungen mit dem KoSIT-Validator und veraPDF. Die Prüfung bestätigt das Format, nicht deine steuerliche Behandlung. Die App selbst ist bisher auf Englisch; die Rechnungen erstellt sie auf Deutsch.
Und als Kleinunternehmer?
Du darfst weiter normale PDF-Rechnungen schicken. Wenn ein Kunde trotzdem eine E-Rechnung möchte, kann Weft sie erstellen; die Positionen tragen dann die Steuerkategorie für Kleinunternehmer mit dem Hinweis „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“.
Quellen
- Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung. bundesfinanzministerium.de
- KoSIT, XRechnung. xoev.de